Condiciones del servicio

Versión 1.4 · Vigente desde el 22 de octubre de 2026

1. Partes y aceptación

Estas condiciones regulan la relación entre NOVATEDI DIXITAL S.L. (NIF B32379554, Rúa Río Camba, 6C, bajo, 32001 Ourense (España); en adelante, «nosotros» o «MailToFlow») y la empresa o profesional que crea una cuenta (en adelante, «tú» o «el cliente»). Al marcar la casilla de aceptación al crear la cuenta declaras que actúas en el ámbito de tu actividad empresarial o profesional, que tienes capacidad para obligar a la entidad en cuyo nombre te registras y que aceptas estas condiciones, la Política de privacidad y el Aviso legal. Guardamos la versión aceptada, la fecha y la dirección desde la que se aceptó.

2. El servicio

MailToFlow es una plataforma en la nube que te permite gestionar tus contactos, crear emails y activar secuencias automáticas de seguimiento («flows») que se envían a tus contactos según las reglas que eliges. Incluye funciones opcionales de inteligencia artificial para proponer textos, asuntos e imágenes, que consumen créditos. Podemos mejorar, modificar o retirar funciones concretas siempre que no se reduzca de forma sustancial lo esencial del servicio contratado.

3. Tu cuenta

Debes facilitar datos veraces y mantenerlos actualizados. Verificar tu dirección de email es necesario para poder enviar.
Eres responsable de la custodia de tus credenciales y de todo lo que se haga desde tu cuenta y desde las cuentas de los usuarios que crees para tu empresa.
Si detectas un acceso no autorizado, cambia tu contraseña y avísanos en hola@mailtoflow.com.

4. Periodo de prueba

Al crear la cuenta dispones de un periodo de prueba de 14 días sin necesidad de introducir ningún medio de pago, con un saldo de créditos de bienvenida que se indica en el panel. Al terminar la prueba sin contratar, tu cuenta y tus datos se conservan, pero los envíos y los flows quedan en pausa hasta que contrates un plan. No hay ningún cargo automático al finalizar la prueba.

5. Planes, precios y pago

Los planes disponibles, lo que incluye cada uno y sus precios son los publicados en la página de precios y en el panel en el momento de contratar. Los precios se expresan en euros e IVA no incluido.
El pago se realiza a través de una pasarela de pago externa, que procesa tus datos de pago bajo su propia responsabilidad. Nosotros no almacenamos los datos completos de tu tarjeta.
La suscripción es mensual o anual, según elijas, se paga por adelantado y se renueva automáticamente por periodos iguales hasta que la canceles.
Puedes cambiar de plan cuando quieras desde el panel: si subes de plan, el cambio es inmediato y se cobra la diferencia proporcional del periodo en curso; si bajas de plan o cambias la periodicidad, el cambio se aplica al inicio del siguiente periodo, sin devoluciones proporcionales del periodo ya pagado.
Los paquetes de créditos (emails o inteligencia artificial) son compras únicas que se suman a tu saldo y no caducan mientras tu cuenta exista.
Cada plan incluye una cuota mensual de emails y de créditos de IA que se acredita con cada cobro, y unos límites diarios de uso que protegen la reputación de envío de todos los clientes.
Si un cobro falla te avisaremos por email para que actualices tu medio de pago. Durante los 14 días siguientes tu servicio sigue funcionando con normalidad; si transcurrido ese plazo el cobro sigue pendiente, tu cuenta pasará al nivel básico, sin borrar nada.
Podemos modificar los precios para periodos futuros avisándote con al menos 30 días de antelación; el cambio nunca afecta al periodo ya pagado.

6. Cancelación y baja

Puedes cancelar tu suscripción en cualquier momento desde el panel. La cancelación surte efecto al final del periodo ya pagado: hasta entonces el servicio sigue disponible y no se realizan devoluciones prorrateadas por periodos iniciados. Tras la cancelación tu cuenta pasa al nivel básico y tus flows y datos se conservan. Si quieres darte de baja por completo, escríbenos a info@novatedi.es: conservaremos tus datos 30 días para entregarte una copia de tus contactos y estadísticas si nos la pides y, después, los eliminaremos, salvo lo que debamos conservar por obligación legal.

7. Garantía «Primer flow activo»

Si en los primeros 30 días desde que contratas un plan no tienes tu primer flow funcionando, trabajaremos contigo sin coste adicional hasta conseguirlo. Es una garantía de puesta en marcha del servicio, no una garantía de resultados comerciales, que dependen de tu negocio, de tus contactos y de tus mensajes.

8. Uso aceptable

Para proteger a los destinatarios, a los demás clientes y la capacidad de entrega de la plataforma, te comprometes a:

Enviar únicamente a contactos con los que tienes una base legal para comunicarte: su consentimiento expreso o una relación contractual previa en los términos del artículo 21 de la LSSI-CE, y siempre sobre productos o servicios similares a los que ya te han contratado.
Conservar la prueba de esa base legal para cada contacto (cuándo, cómo y con qué texto dio su consentimiento, o qué relación contractual lo ampara) y facilitárnosla si te la pedimos. Cuando la base legal sea el consentimiento, te recomendamos recogerlo mediante confirmación por email (doble opt-in): el proveedor de infraestructura de envío que utiliza la plataforma exige que las listas estén formadas por destinatarios que han confirmado su alta o cuya base legal puede acreditarse, y nosotros respondemos ante él por los envíos de todos los clientes.
No subir ni usar listas compradas, alquiladas o recopiladas sin consentimiento, ni direcciones obtenidas por rastreo de webs o redes sociales. Si no puedes acreditar la base legal de un contacto, no lo cargues ni lo mantengas en la plataforma.
No incluir en la plataforma datos de categorías especiales (salud, ideología, religión, afiliación sindical, orientación sexual, datos biométricos o genéticos) ni datos de menores sin la autorización de quien ostente la patria potestad.
No enviar contenido ilegal, engañoso, ofensivo o que suplante a terceros, ni utilizar el servicio para phishing, estafas o la distribución de software malicioso.
Mantener en cada email la identificación de tu empresa y el enlace de baja que la plataforma incluye, y respetar las bajas y las oposiciones de tus contactos.
Atender las solicitudes de derechos que tus contactos te dirijan, para lo que la plataforma te permite consultar, corregir, exportar y eliminar sus datos.

Si detectamos un incumplimiento, tasas anormales de rebotes o quejas, o un riesgo para la plataforma, podremos limitar o suspender temporalmente los envíos y, en casos graves o reiterados, resolver el contrato, y excluir de los envíos los contactos o las listas cuyo origen no puedas justificar cuando te lo pidamos. Siempre que sea posible te avisaremos antes y te daremos la oportunidad de corregirlo.

9. Contenido generado con inteligencia artificial

Las propuestas de las funciones de inteligencia artificial son una ayuda para redactar: tú las revisas, las editas y decides si las usas, y eres responsable del contenido que finalmente envías. La aplicación identifica el contenido generado con IA. Los créditos consumidos por una propuesta que la plataforma no ha podido generar correctamente no se cobran. No escribas en las funciones de inteligencia artificial nombres ni otros datos que identifiquen a personas concretas, ni datos de salud u otras categorías especiales: no hacen falta para redactar una propuesta, y el filtro automático solo reconoce los datos con formato fijo (documentos de identidad, correos, teléfonos, cuentas y tarjetas).

10. Propiedad intelectual y tus datos

La plataforma, su código, su diseño y sus plantillas son nuestros o de nuestros licenciantes; te concedemos una licencia de uso no exclusiva e intransferible mientras dure el servicio. Los contactos, los textos, las imágenes y el resto de contenidos que subes o creas son tuyos: solo nos autorizas a tratarlos en la medida necesaria para prestarte el servicio. No usamos tus contactos ni tus contenidos para fines propios.

11. Disponibilidad, soporte y cambios

Nos esforzamos por mantener el servicio disponible de forma continuada y por avisar con antelación de las tareas de mantenimiento programadas, pero no garantizamos un nivel de disponibilidad concreto ni la ausencia de errores. El soporte se presta por email en hola@mailtoflow.com. Si modificamos estas condiciones de forma sustancial te lo comunicaremos con al menos 30 días de antelación; si no estás de acuerdo, podrás cancelar antes de que entren en vigor.

12. Responsabilidad

Respondemos de los daños directos causados por nuestro incumplimiento, con el límite del importe que nos hayas pagado en los doce meses anteriores al hecho que los origine. No respondemos del lucro cesante, de la pérdida de negocio ni de daños indirectos, ni de los derivados de tus contenidos, de tus listas de contactos, de decisiones de filtrado de los servidores de correo de terceros o de interrupciones ajenas a nuestro control. Nada de lo anterior limita la responsabilidad que la ley no permita limitar.

13. Legislación y jurisdicción

Estas condiciones se rigen por la legislación española. Para cualquier controversia, las partes se someten a los Juzgados y Tribunales de Ourense, salvo que una norma imperativa establezca otro fuero.

Anexo I. Encargo del tratamiento de los datos de tus contactos

Este anexo recoge, conforme al artículo 28.3 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), las condiciones en las que MailToFlow trata por tu cuenta los datos personales de tus contactos. Tú eres el responsable del tratamiento y nosotros el encargado.

A. Objeto, duración, naturaleza y finalidad

Tratamos los datos de tus contactos exclusivamente para prestarte el servicio: almacenarlos, segmentarlos, enviarles los emails y secuencias que configures, medir sus aperturas y clics y, si usas las funciones opcionales de inteligencia artificial, generar propuestas de texto e imagen a partir de los textos que introduces. El encargo dura lo mismo que el contrato y el plazo de conservación posterior previsto en la cláusula 6.

B. Tipos de datos y categorías de interesados

Datos identificativos y de contacto (nombre, email, teléfono, empresa), etiquetas y segmentos que asignas, datos de interacción con los emails (envíos, aperturas, clics, bajas) y los datos personales que incluyas en los textos que introduces en las funciones de inteligencia artificial y en tus plantillas. Interesados: tus clientes, clientes potenciales y demás contactos profesionales que decidas incorporar, y cualquier persona que aparezca en esos textos.

C. Nuestras obligaciones como encargado

Tratar los datos únicamente según tus instrucciones documentadas, que son las que das al usar la plataforma; si una instrucción infringiera la normativa, te lo advertiríamos.
Garantizar que las personas autorizadas a tratar los datos se han comprometido a respetar la confidencialidad, también después de terminar la relación.
Aplicar las medidas de seguridad del artículo 32 del RGPD descritas en la cláusula 10 de la Política de privacidad.
Recurrir únicamente a los subencargados que figuran en la lista pública de la Política de privacidad, bajo esta autorización general. Te comunicaremos cualquier incorporación o sustitución con 30 días de antelación; dispondrás de 15 días para oponerte por motivos justificados y, si no fuera posible atender tu oposición, podrás resolver el contrato en los 30 días siguientes sin penalización.
Ayudarte a atender las solicitudes de derechos de tus contactos poniendo a tu disposición las funciones necesarias para consultar, rectificar, exportar y eliminar sus datos y excluirlos de los envíos.
Notificarte sin dilación indebida, y en todo caso en un plazo máximo de 48 horas desde que la conozcamos, cualquier violación de la seguridad que afecte a los datos de tus contactos, con la información necesaria para que puedas cumplir tus propias obligaciones.
Al finalizar el encargo, y a tu elección, devolverte los datos en un formato estructurado o eliminarlos, salvo que la ley exija su conservación.
Poner a tu disposición la información necesaria para demostrar el cumplimiento de estas obligaciones y permitir las auditorías razonables que solicites, previo aviso y sin perjuicio de la seguridad de los demás clientes.

D. Tus obligaciones como responsable

Contar con una base legal para tratar los datos de tus contactos y para enviarles comunicaciones, e informarles conforme a los artículos 13 y 14 del RGPD.
Conservar la prueba de la base legal de cada contacto (artículo 7.1 del RGPD cuando sea el consentimiento) y aportárnosla cuando te la solicitemos, en los términos de la cláusula 8.
No incorporar a la plataforma datos que no estés autorizado a tratar ni las categorías de datos prohibidas en la cláusula 8.
Atender las solicitudes de derechos de tus contactos y comunicarnos las instrucciones que necesitemos para ayudarte.

Historial de cambios

Los cuatro textos legales comparten la numeración de versión que figura en la cabecera.

Versión 1.4 (22 de octubre de 2026): sin cambios en estas Condiciones. Se actualiza la Política de privacidad (apartado 7): los registros de seguridad se conservan como máximo 30 días, con la justificación de ese plazo y el compromiso de revisarlo al menos una vez al año. Los plazos de la versión 1.3 para las cuentas anteriores no cambian.
Versión 1.3 (12 de octubre de 2026): cláusula 9 «Contenido generado con inteligencia artificial»: no escribir en las funciones de IA datos que identifiquen a personas ni categorías especiales; Anexo I, apartados A y B: el encargo cubre también las propuestas generadas con inteligencia artificial a partir de los textos que introduces y los datos personales que esos textos contengan. En la Política de privacidad: qué se envía al proveedor de IA y qué no, el filtro de datos por formato y su límite, los plazos de conservación de los proveedores y la lista de proveedores (OpenAI y, de respaldo, Google; Anthropic deja de figurar sin haber recibido nunca datos). Para las cuentas creadas antes de esta fecha, los cambios de la cláusula 9 y del Anexo I se aplican desde el 11 de noviembre de 2026, 30 días después del aviso enviado conforme a la cláusula 11; las cuentas nuevas los aceptan en el alta. Se actualiza también el domicilio del titular en la cláusula 1 por el traslado de sus oficinas.
Versión 1.2 (13 de septiembre de 2026): cláusula 5 «Planes, precios y pago»: política de cambio de plan (subida inmediata con prorrateo; bajada o cambio de periodicidad al inicio del siguiente periodo). Se recoge la aceptación de estas condiciones también en el momento de contratar o comprar créditos.
Versión 1.1 (9 de septiembre de 2026): cláusula 8 «Uso aceptable» y apartado D del Anexo I: obligación de conservar y aportar la prueba de la base legal de cada contacto, con la recomendación de doble opt-in, derivada de las condiciones del proveedor de infraestructura de envío.
Versión 1.0 (4 de septiembre de 2026): primera versión publicada.